O wartości danych firmy dowiadujemy się najczęściej po ich utracie. W momentach krytycznych, informacja staje się bezcenna. Kolejnym niesprzyjającym czynnikiem jest czas, którego nigdy nie ma w nadmiarze. Dlatego backup oraz archiwizacja danych powinna być standardową procedurą w organizacji każdej wielkości.

Znaczne skomplikowanie i złożoność obecnych infrastruktur informatycznych stawia przed producentami programów do zabezpieczania i archiwizacji danych coraz to nowe wyzwania. Archiwizacja nie obejmuje już tylko danych, które są składowane na serwerze. Często istnieje także potrzeba archiwizacji danych „w locie” z otwartych baz danych lub systemów pocztowych.
 
W celu zapewnienia możliwość zarządzania rozbudowanymi aplikacjami do ochrony danych, każde tego typu rozwiązanie powinno zawierać odpowiednią konsolę zarządzającą, obejmującą zakresem swojego działania wszystkie elementy infrastruktury IT.